BELEID VAN ROYAL HERMES HOCKEY onder de Europese Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 (algemeen bekend als de "GDPR" in het Engels of de "AVG" in het Nederlands) - PRIVACYBESCHERMING

Royal Hermes Hockey ASBL, gevestigd aan 464 Zonnestraat, 9600 Renaix, België, en geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0410.564.574, hierna "RHH" genoemd, handelend als verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt en gebruikt persoonsgegevens met betrekking tot haar leden in de hockeysecties (hierna gezamenlijk "Leden" genoemd), in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder Verordening (EU) nr. 2016/679 van 27 april 2016, algemeen bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring heeft tot doel uit te leggen waarom en hoe RHH persoonsgegevens verzamelt over haar Leden (hierna "persoonsgegevens" genoemd), hoe deze gegevens worden beschermd en hoelang deze informatie wordt bewaard.

1 Waarom verwerkt RHH Ledgegevens?

RHH bewaart en verwerkt persoonsgegevens, zowel elektronisch als niet-elektronisch, voor administratieve, marketing- en sportdoeleinden, met name met betrekking tot de volgende niet-uitputtende activiteiten: het verwerken en beantwoorden van alle communicatie, verzoeken of aanvragen die Leden indienen bij RHH (inclusief via de website www.hermeshockey.be) of als gevolg van een eerste contact met RHH, het verwerken van informatie met betrekking tot (potentiële) deelname aan activiteiten van RHH en het verzenden van contributieverzoeken naar Leden, het verstrekken van nieuwsbrieven en andere marketing- en sportcommunicatie aan Leden, het verbeteren van de diensten van RHH en het oplossen van geschillen.

Deze persoonsgegevens worden bewaard in België. Er zijn geen plannen om informatie over Leden naar het buitenland over te dragen.

2 Wat zijn de rechtsgrondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een of meer van de volgende rechtsgrondslagen:

• Voor het afsluiten en beheren van de aansluiting van een Lid, inclusief het opvragen van lidgelden;
• In het kader van de gerechtvaardigde belangen van RHH en/of een derde partij, maar waarvan RHH van mening is dat deze ook ten goede komen aan de Leden, zoals, maar niet beperkt tot, het verzenden van gepersonaliseerde berichten ter promotie van activiteiten, producten en/of diensten, het opstellen van statistieken met betrekking tot de activiteiten van de club en haar leden, en/of elk ander IT systeem dat zorgt voor het goede beheer van hockeyactiviteiten, en het video-toezicht op velden en gebouwen;
• De toestemming van het betreffende Lid (bijv. om aan een tevredenheidsonderzoek te aantworden). Het betreffende Lid kan te allen tijde zijn toestemming intrekken, met dien verstande dat een dergelijke intrekking geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van die toestemming heeft plaatsgevonden.

3 Welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt?

Leden data omvat alle persoonlijke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Voor de bovengenoemde doeleinden kan de verwerking van persoonsgegevens de volgende categorieën omvatten:

• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
• Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• Persoonlijke gegevens, zoals geboortedatum, taal, nationaliteit en geslacht;
• Deelname aan evenementen (inclusief familieleden, indien van toepassing) en sportieve en andere clubactiviteiten;
• Foto's en videobeelden (inclusief familieleden, indien van toepassing). In dit opzicht kunnen foto's die tijdens RHH-activiteiten zijn genomen, met instemming van het betreffende lid, worden hergebruikt voor communicatie- en promotiedoeleinden van clubactiviteiten (website, sociale media, enz.);
• Gegevens verkregen uit enquêtes uitgevoerd door of voor RHH.

4 Herkomst van ledendata

Wanneer een lid contact opneemt met RHH, komen de initiële gegevens meestal van het lid zelf. RHH kan ook contact opnemen met een lid voor affiliatiedoeleinden wanneer de initiële gegevens niet van dat lid zijn verkregen, maar van andere personen die zijn/haar gegevens aan RHH hebben verstrekt. In het kader van de relatie met RHH zal het betreffende lid aanvullende informatie verstrekken (bijvoorbeeld informatie die nodig is voor hernieuwd lidmaatschap of deelname aan een evenement).

RHH kan ook gegevens over een lid ontvangen van andere leden, partners zoals VHL, of meer algemeen, andere personen waarmee het lid gegevens uitwisselt in het kader van clubactiviteiten.

5 Wie heeft toegang tot de ledendata?

Voor de bovengenoemde doeleinden kunnen persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan en mogelijk worden verwerkt door:

• Individuen zelf;
• Medewerkers van RHH die een noodzaak hebben om de betreffende persoonlijke informatie te kennen;
• Openbare instanties in gevallen waarin de wet dit vereist;
• Dienstverleners van RHH, zoals IT-ondersteuning, en andere betrokkenen bij RHH-activiteiten die een noodzaak hebben om deze informatie te kennen, zoals KBHB en VHL.

6 Hoe lang worden de ledendata bewaard?

Ledendata wordt niet langer bewaard dan nodig is voor de bovengenoemde doeleinden. Over het algemeen, en tenzij anders bepaald voor bepaalde gegevens, zoals beelden van beveiligingscamera's, worden ledendata bewaard gedurende de periode van het lidmaatschap en ook na beëindiging van het lidmaatschap zolang RHH een wettelijke verantwoordelijkheid kan hebben waarvoor het gebruik van ledendata relevant kan zijn, rekening houdend met toepasselijke verjaringstermijnen en wettelijke bewaarplichten.

7 Hoe worden de ledendata beschermd?

RHH streeft naar redelijke inspanningen, gezien het feit dat de club wordt beheerd door vrijwilligers, om de ledendata te behouden en te beschermen tegen verlies, openbaarmaking of ongeautoriseerde toegang.

8 Welke rechten hebben individuen en wie kunnen ze contacteren?

Individuen van wie persoonlijke informatie wordt verzameld en verwerkt als ledendata hebben te allen tijde, mits zij voldoende bewijs van hun identiteit verstrekken, het recht om hun toestemming voor de verwerking van de bovengenoemde persoonsgegevens op elk moment in te trekken, door dit te vermelden tijdens een bezoek aan de club of door een e-mail te sturen naar het adres communication@hermeshockey.be .

Leden hebben ook het recht om bij RHH toegang te vragen tot hun persoonlijke gegevens, correctie van onjuiste of onvolledige gegevens, verwijdering van gegevens, beperking of bezwaar tegen verwerking, en gegevensportabiliteit. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar het adres communication@hermeshockey.be .

9 Wijzigingen

RHH behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen indien nodig, met name om te voldoen aan veranderingen in regelgeving of eisen die worden gesteld door gegevensbeschermingsautoriteiten.